Telemunca transfrontalieră în UE 💻 Când rămâneți asigurat în România și când trebuie analizată mutarea contribuțiilor sociale

În cazul muncii remote din alt stat, întrebarea esențială nu este doar de unde lucrează angajatul, ci în ce stat rămâne asigurat social. Chiar și 1–2 zile de lucru pe săptămână din afara României pot schimba analiza și pot crea riscuri concrete pentru companie: contribuții declarate greșit, lipsa documentului A1 și probleme la control.

Ce este telemunca transfrontalieră?

Telemunca transfrontalieră apare atunci când un angajat lucrează pentru un angajator dintr-un stat, dar își desfășoară activitatea, total sau parțial, din alt stat. În practică, trebuie făcută de la început o distincție clară între:

statul de reședință al angajatului;
statul în care este stabilit angajatorul;
statul din care angajatul lucrează efectiv.

Aceste trei elemente nu sunt întotdeauna aceleași. Tocmai de aici apar cele mai multe erori de încadrare.

Pragul care contează în practică

Când angajatul lucrează în mod obișnuit în două sau mai multe state, trebuie analizat dacă desfășoară o parte semnificativă din activitate în statul său de reședință. În practică, reperul important este 25%.

Pe scurt:

sub 25% activitate în statul de reședință → există argumente pentru menținerea în sistemul statului angajatorului;
25% sau mai mult în statul de reședință → trebuie analizat serios dacă nu devine aplicabil sistemul acelui stat.

Un model de tipul 3 zile la sediu și 2 zile remote înseamnă, de regulă, aproximativ 40% activitate în celălalt stat. Asta nu mai este o simplă flexibilitate internă, ci o structură care trebuie verificată înainte de implementare.

Poate fi folosit framework-ul de telework?

Pentru anumite state europene există un acord-cadru care permite, în anumite condiții, menținerea angajatului în sistemul statului angajatorului chiar dacă acesta lucrează din statul său de reședință între 25% și sub 50% din timpul total de lucru.

Totuși, acest mecanism se aplică doar dacă:

angajatul lucrează din statul său de reședință, nu pur și simplu din alt stat;
activitatea este efectiv telemuncă;
proporția de telemuncă este sub 50%;
ambele state sunt semnatare ale acordului.

Foarte important pentru angajatorii români: România nu a semnat acest acord-cadru. Asta înseamnă că firmele din România nu se pot baza automat pe regula 25%–sub 50% chiar dacă celălalt stat este semnatar.

Este necesar documentul portabil A1?

Da, în multe astfel de cazuri trebuie analizată și obținerea documentului portabil A1.

A1 nu „alege” statul în care rămâne asigurat angajatul, ci confirmă legislația de securitate socială aplicabilă după analiza situației concrete.

În practică:

dacă analiza duce la aplicarea legislației din România, firma va solicita A1 pentru a dovedi că angajatul rămâne asigurat în România;
dacă analiza duce la aplicarea legislației altui stat, simplul fapt că activitatea este remote nu este suficient pentru obținerea unui A1 românesc.

Caz concret: angajat care locuiește în Ungaria și lucrează pentru o firmă din România

Aici statul de reședință este Ungaria, iar statul angajatorului este România.

Exemple practice:

1 zi pe săptămână din Ungaria, 4 zile din România → există șanse reale de menținere în sistemul din România;
2 zile pe săptămână din Ungaria, 3 zile din România → pragul relevant este depășit și trebuie analizată serios mutarea legislației aplicabile;
100% remote din Ungaria → situația trebuie structurată separat, de la început.

Caz concret: manager care lucrează 2 zile pe săptămână din Austria

Dacă managerul are reședința în Austria și lucrează remote de acolo pentru o firmă din România, discutăm despre telemuncă din statul de reședință. În teorie, acesta este tipul de caz pentru care acordul-cadru ar putea conta. În practică însă, pentru că România nu este stat semnatar, angajatorul român nu se poate baza automat pe această excepție.

Dacă managerul locuiește în România, dar merge regulat în Austria pentru întâlniri, coordonare sau activitate onsite, nu mai discutăm despre telemuncă în sensul acestui framework. Analiza trebuie făcută separat.

Caz concret: angajat din România care lucrează 2 săptămâni pe lună din Portugalia

Acesta este un exemplu foarte bun, pentru că arată de ce trebuie separat statul de reședință de simplul loc din care lucrează temporar.

Dacă angajatul:

este rezident în România;
este angajat al unei firme din România;
lucrează în mod recurent 2 săptămâni pe lună dintr-un hotel din Portugalia și restul din România,

atunci, în principiu, nu suntem în framework-ul special de telework bazat pe statul de reședință, pentru că Portugalia nu este statul de reședință al angajatului.

Dacă acest model se repetă lunar și face parte din programul normal de lucru, situația trebuie analizată, de regulă, ca activitate desfășurată în două state. Cum o parte substanțială a activității se desfășoară în România (statul de reședință) există argumente solide pentru menținerea legislației de securitate socială din România.

De ce ar solicita firma A1 dacă el lucrează din hotel din Portugalia?

Pentru că, din perspectiva autorităților, angajatul desfășoară activitate profesională pe teritoriul Portugaliei. Firma are nevoie de A1 ca să poată demonstra rapid că salariatul este acoperit de sistemul de securitate socială din România și că nu datorează contribuții sociale și în Portugalia pentru aceeași perioadă.

Cu alte cuvinte, A1 este documentul care:

arată ce legislație de securitate socială se aplică;
reduce riscul de a i se cere afiliere sau contribuții într-un alt stat;
oferă dovada necesară la control.

Care sunt riscurile dacă nu există analiză sau A1?

Principalele riscuri sunt:

contestarea legislației aplicabile de către autoritățile din statul în care lucrează efectiv angajatul;
solicitarea de clarificări sau afiliere locală până la lămurirea situației;
blocaje administrative în cazul unui control sau al unei verificări ulterioare;
lipsa unei dovezi imediate că angajatul este deja acoperit în România.

Cu cât modelul de lucru este mai recurent și mai clar stabilit, cu atât este mai important ca analiza să fie făcută înainte, nu după ce apar întrebări din partea autorităților.

Ce este important de reținut?

România nu a semnat acordul-cadru pentru telemunca transfrontalieră 25%–sub 50%.
Statul de reședință nu este același lucru cu statul din care angajatul lucrează temporar.
Nu orice muncă remote din alt stat intră în framework-ul special pentru telework.
A1 este o dovadă esențială a legislației aplicabile, nu o formalitate opțională.

Resurse utile / Bază legală

Solicitați o evaluare personalizată

Dacă aveți angajați care lucrează remote din alt stat, locuiesc în afara României sau își împart activitatea între mai multe țări, vă putem ajuta să clarificați rapid ce legislație de securitate socială se aplică, dacă este necesar A1 și cum trebuie structurată corect situația.

Scrieți-ne pentru o evaluare personalizată la: office@taxland.ro și vă răspundem cu pașii practici necesari pentru cazul dumneavoastră.